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WEG VOM PAPIER – Der Weg zum papierlosen Büro

Ben´s Tipps

Falsch abgelegte Dokumente Papierberge sorgen für Chaos, wenn diese jahrelang aufbewahrt werden müssen oder werden. Mit der Cloud als zentrales Speichermedium im Unternehmen ist es aber heutzutage möglich, sowohl das Büro weitestgehend Papierlos zu halten aber auch die Buchhaltung zu digitalisieren.

Vor nur wenigen Jahren wurden noch fast alle Belege auf Papier gedruckt und dann versendet. Die wenigsten Rechnungen kommen heute mehr via Post, sondern werden einfach online versandt und landen direkt in der Mailbox.

Speziell für die Buchhaltung sind aber noch weitere Punkte der Digitalisierung relevant. So können auch alle Bankbuchungen in Tabellenformat so digital kontrolliert werden und die Prüfung der Zahlungseingänge kann so deutlich schneller oder sogar automatisiert erfolgen.

Die 9 Vorteile des papierlosen Büros:

  • Nachhaltigkeit durch ressourcenschonendes Handeln: weniger Papier, Tintenpatronen, Drucker-Hardware und Stromkosten.
  • Kostenreduzierung: Minimierung der Ausgaben für Drucker, Papier, Tinte, Aktenordner und Regale.
  • Mehr Platz: Der möglichst umfassende Verzicht auf Drucker und Papier spart viel Platz auf dem Schreibtisch, im Büro und in Aktenschränken.
  • Digitale Dokumente: Bei Bedarf sind auf einem Server oder in einer Cloud gespeicherte Dokumente mobil von überall und verschiedenen Personen online erreichbar.
  • Effektiveres Zeitmanagement: Sie finden digitale Dokumente per Suchfunktion schnell. Auch Einträge in Tabellen spüren Sie beim Durchsuchen fix auf.
  • Kollaboratives Arbeiten: Falls erwünscht, arbeiten mehrere Personen oder Teams gleichzeitig oder zeitversetzt und ortsunabhängig an einem digitalen Dokument, das etwa in einer Cloud gespeichert ist.

Gelebte Realität oder ferne Zukunftsmusik?

Ein komplett Papierloses Büro ist ehrlicherweise nahezu unmöglich, hat Papier doch auch seinen nutzen. Ob Post-it Notes oder eine schnelle Notiz im schlauen Buch. Aber der Großteil der Dokumente, Handbücher sowie sonstige anfallende Zetteln und Rechnungen sollten auf jeden Fall in der Cloud abgespeichert werden. So haben nicht nur alle Mitarbeiter ständig zugriff darauf und es geht nichts verloren, sondern man erspart sich auch viel Platz im Büro.